INTEGRACIÓN DEL PROCESO ADMINISTRATIVO
La integración del proceso administrativo
está conformada por varias etapas que permiten darle ese nombre gracias a su
conformación y a su efectividad para lograr los fines deseados por este método.
Se debe analizar cada elemento a componente del proceso administrativo, sin embargo para comprenderlo mejor se requiere tener un concepto global de sus principales partes, por lo que a continuación se dan algunas definiciones previas.
A continuación se les mencionara las etapas
que lo conforman y su función dentro de este mismo.
Definición general de la planeación.
En forma general, planeación es la proyección
impresa de la acción, toma en cuenta información
del pasado de la empresa, y su entorno, lo cual permite organizarla, dirigirla
y medir su desempeño total y el de sus miembros, a través de controles que
comparan lo planeado con lo realizado.
La planeación consiste en fijar los
objetivos, las políticas, las normas, procedimientos, programas y presupuestos.
Contesta a la pregunta: ¿Qué y cómo se va a hacer?
Organización.
Organización (estructuración) es la acción administrativa-técnica
de dividir las funciones por áreas, departamentos,
puestos. Jerarquías conforme a responsabilidad delegada, definida y expresada
en los organigramas, manuales y descripciones de puestos, así como las
relaciones de comunicación formal entre las unidades y áreas.
Responde
a las preguntas: ¿Quién lo debe hacer? ¿De qué es responsable?
Integración
Es
la acción de involucramiento de los recursos humanos de la empresa-organización
a sus objetivos, misión, visión y valores para obtener su plena identidad con
la organización.
Responde a las preguntas: ¿Quién lo debe
hacer? ¿De qué es responsable?
Dirección
Es la acción de conducción de la organización
y sus miembros hacia las metas, conforme a las estrategias, el liderazgo
adecuado y los sistemas de comunicación y motivación requeridos por la situación o
nivel de desempeño.
Control
Es la acción administrativa técnica de
evaluar los resultados de la empresa o institución conforme a lo planeado ya
los elementos de medición (indicadores o
estándares), para determinar el estado de desempeño y la acción correctiva
correspondiente.
A continuación se les mencionara las etapas
que lo conforman y su función dentro de este mismo.
Fase Mecánica
La mecánica y la dinámica. La fase
mecánica, es la parte teórica de la administración, en la que se establece lo
que debe de hacerse, es decir, se dirige siempre hacia el futuro.
Planeación
Podemos definir la planeación como, proceso de
conceptualizar a la organización en el futuro, presenta las bases sólidas para
la toma de decisiones, para proyectar las acciones por medio de un plan rector
de largo plazo que determina y define: objetivos, estrategias políticas,
programas y procedimientos con sus normas de operación. Así como orientar la
prioridad con que deben utilizarse los recursos económicos, a partir de
presupuestos y/o proyectos de inversión.
Conceptualización de la planeación.
La planeación es una fase de vital
importancia del proceso administrativo, ya que el trabajo de las personas está
determinado por esta etapa. Actúa como el actúa como el” programa operativo” de
una computadora que guía y determina las operaciones dentro de ciertos parámetros
establecidos.
Principios de la planeación
Principio de primacía
Indica que la planeación permite la toma de decisiones para decidir si
es factible económicamente lo que se planea.
Principio de la transitividad de la planeación
La planeación establece las guías generales
de la organización o estructura de la empresa, así como las políticas
y procedimientos de integración de recursos, la dirección y fija las bases de
control.
Principio de crecimiento gradual o escalar
La planeación debe fincar las bases de los
futuros crecimientos, permitiendo escalar el desarrollo gradualmente.
Principio de confidencialidad
La competencia entre empresas exige la búsqueda
de nuevos productos y servicios que implican
inversiones en investigación y desarrollo. Los avances e investigaciones
requieren: registro, patente de protección de propiedad industrial y confidencialidad.
Principio de unidad y dirección
Todo plan debe hasta dirigido hacia
objetivos estratégicos precisos.
Principio de delegación
Todo plan debe involucrar a las unidades
ejecutoras, dándoles poder suficiente en la toma de decisiones para la ejecución de
su plan.
Principio de flexibilidad
Todo plan debe de contemplar un grado de
flexibilidad ante posibles imprevistos, sin incurrir en la imprecisión de
tiempo, costo, alcance, riesgo y calidad.
Principio de congruencia con la misión de
la empresa
Todo plan debe estar insertado dentro de la
misión de la empresa, con objetivos y metas claras.
Principio de visión estratégica a largo
plazo
Todo plan debe alineado con la visión estratégica.
Principio de programación oportuna y
control
En cuanto más se determinen los momentos (tiempos,
fechas) en que se deben realizar las etapas, mejor programado estará un plan,
facilitando el seguimiento y control.
Importancia
de la Planeación
La planeación es esencial para el adecuado
funcionamiento de cualquier grupo social, ya que a través de ella se prevén las
contingencias y cambios que pueden deparar el futuro, y se establecen las
medidas necesarias para afrontarlas. Por otra parte, el reconoce hacia donde se
dirige la acción, permite encaminar y aprovechar mejor los esfuerzos.
Organización
Elemento del PA que orienta la acción técnica
para dividir las funciones por áreas, departamentos y puestos; establece las jerarquías
en términos de autoridad lineal, staff o normativa; fija las responsabilidades
de cada unidad de trabajo y define la comunicación formal por medio de un
organigrama.
La organización responde a las preguntas
de: ¿Quién lo debe hacer? ¿De qué es responsable? ¿Cuál es su competencia de
autoridad en relación a su función?
La estructura básica de funciones de la
empresa se compone de las siguientes áreas:
- · Finanzas.
- · Producción u operaciones.
- · Comercialización o distribución.
- · Recursos humanos.
Cada una se organiza o estructura conforme
a las actividades, especialidades técnicas y modelos tradicionales de
estructuras de trabajo, por ejemplo finanzas, tradicionalmente esta subdividida en subáreas, contable, auditoria, tesorería,
etc., según la naturaleza del negocio. Posteriormente en las áreas funcionales se
especifican las estructuras más comunes de
las diferentes áreas.
En razón de que las empresas varían por el tamaño,
entre otras cosas, la estructura de las áreas es diferente en cada
una de ellas y no debe generarse una unidad de trabajo en razón de que otras
empresas cuentan con departamentos o unidades determinados. Si bien es cierto que hay una
forma tradicional de organizarse, ello no implica que sea la única.
Principios
de organización
Principio
de alineamiento con los objetivos
Todas las estructuras, sus áreas, sus departamentos
y puestos deben ser alineados con la estrategia del negocio, así como las descripciones de los puestos, procesos
productivos y perfiles de los candidatos ideales.
Principio
de tramo de control
Este principio se refiere al número de
puestos, unidades o departamentos que pueden ser supervisados por una persona.
Principio
escalar y de equilibrio
Entre más clara sea la línea de unidad del máximo
puesto directivo y de cada uno de los
responsables de las áreas funcionales, tanto más clara será la responsabilidad de toma de decisiones
y más eficaz la comunicación organizacional.
Principio
de flexibilidad
Entre más rígida sea la estructura y mayor
el número de niveles jerárquicos, mas sobreadministrada y burocratizada estará la
organización y por ende será más lenta
la toma de decisiones y costos de los proceso productivos.
Principio
de primacía de la autoridad lineal sobre la asesora
También es necesario que la autoridad para fines de organización,
se clasifica en lineal, staff (asesores) y normativa.
Principio
de primacía de la autoridad normativa
Es la encargada de generar normas de operación
y, por lo tanto las unidades dependientes, las unidades dependiente descentralizadas
y regionales deben observarla.
Principio
de equidad y equilibrio en las cargas de
trabajo
Se entiende por carga de trabajo al
conjunto de responsabilidades y actividades que deben realizar en una unidad o
puesto determinado, por lo que este principio
establece que entre más equilibradas estén las cargas de trabajo de los
diferentes puestos y niveles, más equitativo será el sistema de remuneración.
Principio
de delegación
La autoridad se delega, aunque la
responsabilidad se comparte.
Principio
de unidad de mando y jerarquía
Este principio indica que cada miembro de
la organización será responsable solo frente a una autoridad: persona, comité o
consejo.
Principio
de jerarquía o cadena de mando
Toda organización humana requiere una jerarquía,
o de lo que es un sistema de niveles de
mando para funcionar.
Principio
de división de trabajo
La división del trabajo permite la especialización
y el perfeccionamiento del ser humano en una función.
Principio
de autoridad y responsabilidad
La autoridad y responsabilidad deben ser
directamente proporcionales por lo que a mayor autoridad mayor responsabilidad
y viceversa.
Principio
de claridad de canal de autoridad
Todas las unidades de trabajo de la organización
deben estar claramente definidas en términos de autoridad y unidad a la que
responden.
Etapas
de la Organización
División
del Trabajo: Separación y delimitación de las
actividades, con el fin de realizar una función con la mayor precisión,
eficiencia y el mínimo esfuerzo.
Jerarquización:
Es la disposición de las funciones de una
organización por orden de rango, grado o importancia.
Departamentalización: Es la división y el agrupamiento de las funciones y actividades
específicas, con base en su similitud.
Importancia
de la Organización
Los fundamentos básicos que demuestran la
importancia de la organización son los siguientes.
-Es de carácter continuo; jamás se puede
decir que ha terminado, dado que la empresa y sus recursos están sujetos a
cambios constantes (expansión, contratación, nuevos productos etc.) lo que
obviamente redunda en la necesidad de efectuar cambios en la organización.
-Es un medio a través del cual se establece
la mejor manera de lograr los objetivos del grupo social.
-Suministra los métodos para que se puedan
desempeñar las actividades efectivamente, con un mínimo de esfuerzos.
-Evita la lentitud e ineficiencia en las
actividades, reduciendo los costos he incrementado la productividad.
-Reduce o elimina la duplicidad de
esfuerzos, al delimitar funciones y responsabilidades.
Fase Dinámica
La fase dinámica, se refiere a cómo manejar
de hecho el organismo social.
